Messerer ConsultingUnternehmenswissen sichern

Unternehmenswissen sichern

Wie war das doch gleich nochmals 1986 bei der Anlage für xy?

Das Ziel

ist es, das gesamte Unternehmenswissen seit der Gründung – unabhängig vom aktuellen Format – Volltext durchsuchbar in einem globalen Unternehmens-Wiki (oder einem Dokumentenmanagementsystem) abzubilden und dort weiterzuführen. Somit steht diese wertvolle Information allen (berechtigten) Mitarbeitern /-innen jederzeit und an jedem Ort sofort zur Verfügung. Besonders im Service reduzieren sich hiermit die Bearbeitungszeiten einer Anfrage dramatisch von manchmal mehreren Tagen auf wenige Minuten!

Das Problem

Oft schlummert in den Köpfen der Firmengründer oder der Nachfolgegeneration sowie bei langjährigen Beschäftigten der ersten Stunde ein unheimlicher Wissensschatz in ihren Köpfen. Vieles wurde natürlich auch in Form von Papieren in unzähligen Ordnern oder Zeichnungen dokumentiert – jedoch meist ohne das Wissen der jungen Kollegen /-innen. Diese Dokumente befinden sich entweder in zentralen Archiven, ergänzt durch Mikrofilm, Microfish etc. oder dezentral in der ganzen Firma in Abteilungen verteilt. Verlassen die Mitarbeiter /-innen die Firma, sind die Dokumente zwar noch physisch vorhanden – in der Praxis kann aber kaum jemand davon profitieren, da niemand weiß, wo welche Information gefunden werden könnte. Besondere Brisanz stellt das Thema im Service dar, wenn ein Kunde eine Störung einer 25 Jahre alten Anlage meldet und schnell Hilfe benötigt.

DIE LÖSUNG

Messerer Consulting

Genau das Thema Service war der Anlass, eine Lösung zu finden, wie all die unterschiedlichen Formate so digitalisiert werden können, dass jederzeit beliebige Informationen aller Dokumente gefunden werden können (gesamte Text wird Volltext durchsucht!).

Duch Partnerschaften mit den führenden Firmen im Bereich der Digitalisierung und Archivierung können wir das gesamte Projekt von der Bestandsaufnahme über die Beratung der Erfassungsmaßnahme, die eigentliche Digitalisierung, DSGVO-konforme Dokumentenarchivierung und/oder Vernichtung bis zur Speicherung in einem Unternehmens-Wiki (oder alternativer Wissensmanagement-Datenbank) begleiten und für Sie als individuelle Komplettlösung (oder natürlich auch von Teilpaketen) umsetzen. Weitere Besonderheit: das Digitalisieren aller Papierdokumente findet bei entsprechendem Volumen in Ihrer Firma statt – alternativ werden die Dokumente durch eine eigene Logistik unserer Partner bei Ihnen abgeholt und transportiert – dies erhöht die Sicherheit und die Verfügbarkeit!

Ein realisiertes Beispiel wie dies in der Praxis aussehen kann und welcher Aufwand dabei entstanden ist:

  • Mittelständische Maschinen- und Anlagenbaufirma, gegründet 1950
  • Vorbereitungsaufwand (Aufstellung, welche Dokumente digitalisiert werden sollen, Nomenklatur-Regelungen, Erstellen von Regeln, was digitalisiert wird und was entsorgt wird) ca. 10 Manntage Beratung und Projektleitung
  • Durchführung der Digitalisierung: 12 Arbeitstage (ca. 1820 Ordner / 345.000 Seiten)
  • Nachbearbeitung: Aufbau Daten-Wiki / Einpflegen der Daten / Erstellen von Templates für zukünftige mitlaufende Dokumentation: ca. 10 Tage
  • Schulung der Mitarbeiter / -innen: 3 Tage
  • Gesamt-Durchführungsdauer vom Projektstart bis Projektende: 6 Monate (real weniger, da Zeitraum April bis September, also incl. Urlaubszeitraum)
DIGITALISIERT

Nutzen

Durch die Digitalisierungsmaßnahme wird die Zeit zum Auffinden von Informationen in den Bereichen Service, Vertrieb und Konstruktion unmittelbar extrem reduziert und damit die Kosten gesenkt. Allein im Bereich Service konnte beim o.g. Projekt die Suchzeit von mehreren Tagen auf ca. 15-30min gesenkt werden!